Invoice adalah ? Berikut Penjelasan Lengkapnya

Pengertian Invoice adalah sebuah surat penagihan dari penjual untuk pembeli yang berisi daftar barang apa saja yang dibeli secara rinci. Dalam invoice tertera tanggal transaksi, harga barang satuan dan jumlah tagihan yang harus dibayar.

Dalam transaksi offline umumnya terdapat tiga rangkap (copy) untuk setiap satu invoice, lembar pertama berwarna putih, kedua merah dan ketiga kuning.

Apabila pembeli membayar dengan lunas maka invoice yang diberikan adalah berwarna putih. Untuk pembeli yang belum membayar lunas maka akan diberikan invoice berwarna merah. Sedangkan invoice berwarna kuning digunakan sebagai arsip.

Dalam transaksi secara online invoice biasanya dikirim kepada pembeli melalui email, setelah tagihan di invoice dibayar secara lunas maka selanjutnya penjual mengirimkan barang kepada pembeli.

Invoice adalah

Fungsi-fungsi Invoice

Bagi anda penjual maupun pembeli sebaiknya memahami mengenai apa itu invoice dan juga berbagai fungsi-fungsinya agar memudahkan dalam transaksi jual beli.

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari Invoice :

  • Sebagai Rincian Barang yang Dibeli

Dalam bertransaksi terutama yang terdiri dari banyak item barang, invoice dapat mempermudah kita mengetahui rincian daftar barang-barang yang dibeli lengkap beserta harga satuan hingga jumlah tagihan yang harus dibayar pembeli.

  • Sebagai Bukti Pembelian

Bagi pembeli, invoice yang sudah diberi tanda lunas bisa menjadi bukti bahwasahnya transaksi pembelian telah diselesaikan seluruhnya dan barang telah sah menjadi miliknya.

  • Sebagai Acuan Pembukuan Penjualan

Bagi penjual, invoice dapat memudahkan dalam perhitungan penjualan barang dan dapat dijadikan sebagai acuan dalam menulis pembukuan keuangan bisnisnya.

  • Mengajukan Komplain atau Klaim Garansi

Invoice juga seringkali dijadikan sebagai syarat yang harus dibawa pembeli apabila akan mengajukan komplain kepada penjual. Begitupun saat akan mengklaim garansi pada barang yang sertai perlindungan garansi kerusakan.


Jenis-jenis Invoice

Kebanyakan orang mungkin hanya mengenal hanya ada satu jenis invoice saja yaitu yang biasa digunakan dalam transaksi pembelian di toko-toko seperti biasa.

Padahal setidaknya ada tiga jenis invoice yang ada saat ini, diantaranya adalah :

  • Invoice Konsuler

Invoice yang satu ini digunakan untuk transaksi jual beli antar negara atau yang biasa kita kenal dengan istilah ekspor dan import. Didalamnya disertai dengan persetujuan badan yang berwenang dari setiap negara yang bertransaksi.

  • Invoice Proforma

Invoice Proforma akan digunakan untuk transaksi penjualan yang sifatnya dikirim secara bertahap. Oleh karena itu invoice yang satu ini juga bersifat sementara, akan digantikan dengan invoice seperti biasa jika pengiriman telah selesai seluruhnya.

  • Invoice Biasa

Dan terahir yaitu invoice biasa yang banyak kita kenal saat melakukan transaksi jual beli baik online maupun offline.

Membuat Invoice yang Baik dan Benar

Sebaiknya invoice tidak dibuat sembarangan, pasalnya sebagai penjual tentu akan mengharapkan pembayaran yang cepat dan sesuai dengan jumlah yang tertera pada invoice tersebut.

Untuk itu ketahui tips mengenai cara membuat invoice yang baik dan benar untuk para pelanggan anda.

Paling awal yang harus diperhatikan, dalam segi penulisan dan juga penempatan tata letak kolom rincian barang dalam invoice sebaiknya harus kita buat dengan jelas dan mudah dimengerti pelanggan.

Dimulai dari bagian atas yaitu kepada siapa invoice di tujukan, lalu tanggal berapa transaksi dilakukan harus tertera dengan lengkap.

Pada kolom rincian barang sebaiknya deskripsikan dengan lengkap mengenai jenis barang, type hingga warna barang agar bisa memberikan informasi yang jelas kepada konsumen.

Ada baiknya dalam invoice juga menyertakan beberapa metode pembayaran yang bisa diterima. Misalnya tunai, melalui transfer bank, kartu kredit dan sebagainya.

Untuk invoice tidak langsung dibayar lunas, sebaiknya sertakan juga informasi mengenai tanggal jatuh tempo kapan tagihan harus diselesaikan.

Baca Juga Mengenal Cek (Cheque) dan Penggunaannya

Itulah penjelasan singkat dari kami mengenai apa itu invoice, fungsi dan juga jenis-jenisnya.

Bagi penjual maupun pembeli invoice merupakan suatu dokumen yang cukup penting dalam transaksi sehingga sebaiknya simpan dengan rapi agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan mudah kita temukan.